Nejčastější prohřešky v e-mailové komunikaci

Dodržujete korespondenční etiketu ve své pracovní korespondenci? Znáte přestupky proti zdvořilosti, které nedělají pisateli dobré jméno? Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas, proto nabízí několik praktických doporučení a pravidel, které je třeba mít při práci s poštovním klientem na paměti.

Titulka pro: Nejčastější prohřešky v e-mailové komunikaci
Zobrazit fotografii v galerii

Používejte správný typ písma
Při psaní e-mailů dbejte na standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10 - 12. Styl oficiální komunikace je součástí korporátní identity, která má být ucelená. Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti. Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku. Nikoli: Dobrý den, pane Novák.

Uvádějte vždy předmět zprávy
E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu. „Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon,“ radí Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Pozor na emoce a sarkasmus
Lidé leckdy používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii. Osobně si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Riskujete tak vznik nedorozumění.

Emotikony používejte s citem
Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony, nepůsobí to profesionálně. Zvláště pak v případě, napíšete-li „smajlíka“ do prvního mailu osobě, která zaujímá nadřízenou pracovní pozici. Lepší je počkat, až mezi adresátem a příjemcem povolí ledy, lépe se poznají a komunikace získá neformálnější tón, který vzejde „z druhé strany“. Za těchto okolností můžete zkusit emotikonu použít.

Při hromadné korespondenci odpovídejte všem
„V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce ’odpovědět všem‘. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu ’ano / ne‘, která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.

Kdy používat při hromadné korespondenci slepou kopii
Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.

Nesposílejte nadměrně velké přílohy
Poměrně velkým úskalím při e-mailové komunikaci bývá velikost přiložených souborů, která by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některu z verzí internetových úložišť, které poskytují stránky jako Uschovna.cz či Leteckaposta.cz. Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR, jejich velikost bude znatelně menší.

Nespoléhejte na funkci kontrola pravopisu
Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si na zběžný pohled podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jste původně zamýšleli napsat „z prava“. Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo „nerozpozná“, opraví jej na nejbližší podobný termín. Významem se však už nezabývá.

Připravila: Katka
Foto: iStock
1. 2. 2012

DISKUZE K ČLÁNKU

VLOŽIT PŘÍSPĚVEK
VSTOUPIT DO DISKUSE

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT

Titulka pro: Horoskop na týden od 22. do 28. dubna 2013

Horoskop na týden od 22. do 28. dubna 2013

Zajímá vás, jaký máte horoskop na týden od 22. dubna?

Titulka pro: Jak napsat životopis, který spolehlivě zaujme

Jak napsat životopis, který spolehlivě zaujme

Sháníte práci, už jste odpověděli na desítky inzerátů, a výsledek nikde? Možná děláte chybu už...

Titulka pro: Feng Shui - lepší místo k bydlení

Feng Shui - lepší místo k bydlení

Lidé stále více kladou důraz na kvalitu svého života. Tu určují věci a lidé kolem...

Titulka pro: Tajemství Bobbi Brown

Tajemství Bobbi Brown

V roce 1991 způsobila Bobbi revoluci v oblasti líčení s několika rtěnkami a prostou filozofií,...

Titulka pro: Horoskop na týden od 21. do 27. 1. 2013

Horoskop na týden od 21. do 27. 1. 2013

Zajímá vás váš horoskop na tento týden?

Titulka pro: Horoskop na týden od 10.-17. března 2013

Horoskop na týden od 10.-17. března 2013

Přečtěte si svůj horoskop na tento týden.

NAČÍST DALŠÍ

INZERCE

ŽHAVÉ DRBY

CLIP IN

Holky, hledám kvalitní clip in. Na netu jsem našla spoustu ...

BĚHÁNÍ

Ahoj, já bych hrozně ráda začala chodit běhat, ale nějak se ...

DOPLŇKY STRAVY

Dobrý večer, jaké berete doplňky stravy v dnešní době? Co ...

DRBÁRNA

HORKÉ RADY

Bolest hlavy - migrény

Dobrý den, již pár let beru triptany na prevenci a ...

Domek

Dobrý den. Syn koupil hrubou stavbu a ma tam nějake ...

Bezbolestné trhání zubů

Dobrý den pane doktore, potřeboval bych spravit horní ...

PORADNA

© 2016, MeziŽenami.cz